幸福求職所》職場生存菜鳥要注意 小心「一個動作」就被黑掉

2021-04-08 12:05

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如果連基礎的工作禮儀都不懂,不只會被同事討厭,還可能得罪客戶。(圖片來源:Pakutaso)

如果連基礎的工作禮儀都不懂,不只會被同事討厭,還可能得罪客戶。(圖片來源:Pakutaso)

一天,我的LINE傳來一張截圖,是某校大學生寄信邀請朋友到校演講。信件內容只提了自己是某校學生,想詢問OOO到校演講的意願,信件內容宛如聊天般的「非常精簡」!其他理應讓演講者知道的資訊,如時間、地點及演講主題一概沒提,朋友在下面貼了一個大翻白眼的貼圖,氣噗噗說道「我們大學哪會這樣寫Mail呀?」

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學生們畢業初入職場,比較少碰到這種正式的、商務上的互動,自然在人際應對上有一些瑕疵。如果沒有人教導,可能很多職場禮儀都未必了解其中的意義。今天就來分享職場菜鳥最常誤踩的「辦公室地雷」有哪些?又有哪些是新鮮人在進入職場前,就應該先學會的辦公室求生術呢?

求生術第一招:學生時期就該學會的「E-mail商務用法」

看Mall寫法,就知道你會不會工作!很多事情可以說沒碰過所以沒經驗,但如果連寫Mail也出包,同事傻眼就算了,讓客戶覺得我們不用心可就麻煩了,這一招絕對榮登「學生時期就一定要學會的重要技能第一名」。寫Mail最常遇到的狀況包含:

【清楚明瞭的主旨】主旨決定信件內容的重點!發出 的Mail不想被輕易忽略,就要學會善用「關鍵字」當主旨,避免使用一整句話來敘述。常見錯誤主旨如「想邀請您參與新方案說明會」,如果可以直接點名重點,調整為「出席確認-X月X日XXX公司新方案說明會」,信件重點就會更清楚,收信者也會知道這是一封必須打開的信件。另外也記得同一件事盡量使用同一封Mail回覆,避免將「主旨」改來改去,這也是方便雙方整理分類信件,不會因此而遺漏重要事項。

【記得cc 我】在辦公室最常聽到主管與同事間會說:「記得cc 我」,其實cc 就是carbon copy 的字首縮寫,也是俗稱的「副本」,總歸來說,就是作為一個「通知」、「呈報」用。例如代表學校或代表公司對外洽談或討論一個專案,同時需要讓一起負責此專案的人或與專案有關係的人(例如共事者或主管、老師)也知道專案的討論內容與信件往來,就可以將與會人員的Mail放在副本寄出,這招同時也能讓主管知道是由你正在負責執行,有在關注此專案,有「在做事」!

【密件副本的使用時機】俗稱BCC,密件副本是個很棒的東西,希望你能善用它!當要寄信給多位來自不同公司、不同團體或族群的收件者,其實是不需要讓收件者之間知道其他收件者的E-mail。因為收件者彼此間未必認識,寄件人也未必瞭解他們的關係,也是保護收件者的隱私。最常使用的時機就是寄發活動通知信或邀請函的時候,除了收件者之間都用密件副本,也記得把一起負責案子的同事的E-mail加進去方便大家了解進度。不懂得用BCC,別說你會寫商務E-mail。

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